Sistem Informasi Manajemen Sekolah

KAJIAN TENTANG IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK FUNGSI ADMINISTRASI SEKOLAH DAN AKADEMIK SEKOLAH

Sumber awal : http://media.diknas.go.id/media/document/4430.pdf

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang eksponensial, munculnya format-format baru kemasan informasi, online access serta arus informasi yang telah membawa konsekwensi luas bagi perpustakaan era ini serta menciptakan kebutuhan layanan yang kompetitif, layanan yang serba cepat, simple serta memberikan banyak alternatif.

Dinas Pendidikan (Diknas) mengembangkan sistem informasi sekolah terpadu dalam pelaporan data pendidikan dari sekolah. Hal ini merupakan langkah terobosan untuk mempermudah pelaporan, akses, dan pembaruan data dari sekolah. Pada jaman era globalisasi dan perdagangan bebas yang akan segera diterapkan, sumberdaya manusia yang berkualitas menjadi syarat pokok untuk dapat bersaing. Dan untuk mendapatkan sumberdaya manusia yang berkualitas, lembaga Pendidikan mempunyai peran yang sangat vital dalam mencetak sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu bersaing dijaman era globalisasi dan Perdagangan Bebas. Untuk membentuk sumber daya manusia yang berkualitas memerlukan suatu sistem pelayanan pendidikan yang berkualitas dan untuk itu semua pihak baik Pemerintah, Pemerintah daerah, tenaga pendidik, tenaga kependidikan dan Masyarakat sekolah (stake holder ) harus bekerja sama untuk meningkatkan mutu pendidikan.

Berdasarka peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan Khususnya Standar Sarana dan Prasarana pasal 46 ayat (1) menjelaskan bahwa “ satuan pendidikan yang memiliki peserta didik, pendidik, dan/atau tenaga kependidikan yang memerlukan layanan khusus, wajib menyediakan akses ke sarana prasarana yang sesuai dengan kebutuhan mereka” Untuk itu sekolah harus dapat memberikan pelayanan terbaik kepada siswa dan orang tua siswa seperti orang tua siswa/ wali murid dan siswa harus mendapatkan informasi tentang perkembangan (proses belajar mengajar) siswa secara cepat, tepat dan akurat. Semakin cepat informasi sampai kepada orang tua atau walimurid dan siswa, maka akan semakin cepat juga perbaikan mutu (koreksi) pendidikan siswa. Untuk dapat memberikan informasi secara cepat, tepat dan akurat, sekolah memerlukan sebuah sistem informasi terpadu manajemen sekolah yang berkualitas. Dan untuk mendapatkan sistem yang terintegrasi seperti itu tidaklah cukup kalau dilakukan secara manual. Pembangunan suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer adalah solusi yang paling tepat.

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI TERPADU SEKOLAH (SITS)

Sistem informasi terpadu disebut juga Geografic Information System (GIS). Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dalam suatu organisasi Sekolah, administrasi merupakan tulang punggung prosedur operasional yang dilaksanakan. Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi Sekolah selalu terkait dengan 2 hal, yaitu : legalitas danneffisiensi. Keberadaan Sistem Informasi Terpadu Sekolah (SITS) merupakan salah satu bentuk kontribusi informasi teknologi yang diberikan kepada masyarakat khususnya dunia pendidikan. Sistem Informasi Terpadu yang layak digunakan untuk diterapkan didunia pendidikan adalah Sistem Informasi yang harus memperhatikan beberapa aspek seperti aspek teknologi, biaya implementasi, sumber daya dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perkembangan jaman. Sistem Informasi yang tambal sulam dan sudah tidak dapat diabaikan dan perlu segera dilakukan otomatis secara menyeluruh. Sistem Informasi Terpadu Sekolah (SITS) suatu usaha untuk meningkatkan keberhasilan penerapan Sistem Informasi di Sekolah bergantung dari komitmen seluruh personil yang ada didalam manajemen sekolah, dan untuk itu akan melibatkan sekolah dalam pembuatan sistem informasi manajemen tersebut sehingga Sistem Informasi Manajemen tersebut akan sesuai dengan kondisi kebutuhan aplikasi Sistem Informasi Terpadu Manjemen Sekolah (SITS) yang dikembangkan secara bertahap. Lingkup palayanan perencanaan yang dilaksanakan dalam implementasi SITS di sekolah antara lain :

- Survey ( User Requitment)
- Alokasi staff dan aktivitas
- Pembuatan Master Plan
- Konsultasi dalam hal penerapan Sistem Informasi Terpadu Sekolah
- Pelatihan kepada user
- Supervisi (pendampingan) dalam Implementasikan sistem Informasi Sekolah
- Maintenance (pemeliharaan)

KEUNGGULAN SISTEM INFORMASI TERPADU SEKOLAH (SITS)

Sistem Informasi Terpadu Sekolah dirancang agar dapat memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi secara maksimal. Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik. Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal. Fungsi dari sistem ini adalah :

1.      Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat diseluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi.

2.      Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya.

3.      Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking), dan monitoring.

4.      Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat.

Keunggulan yang dimiliki oleh Sistem Informasi Terpadu Sekolah (SITS)adalah sebagai berikut:

I. Arsitektur
1. Tumbuh dan berkembang SITS mengunakan arsitektur berbasis obyek (OPP) yang
mengganggap setiap entitas adalah obyek sehingga penambahan setiap obyek menjadi lebih mudah dan
sederhana. Selain itu juga setiap sifat dari setiap entitas dapat ditentukan sehingga setiap entitas
memiliki sifat (atau kondisi sifat) yang sesuai dengan kebutuhan.
2. Fleksibel, Arsitektur SITS adalah fleksibel dalam arti dapat disesuaikan dengan kebutuhan perkembangan
sekolah. Penambahan feature yang spesifik terhadap kebutuhan sekolah dapat dengan cepat dan mudah
dilakukan.
3. Sistem yang terintergrasi, semua modul SITS adalah modul yang sudah diintegrisasi sehingga dapat
menghindari double entry yang biasa sering terjadi pada komputerisasi manual.

II. Fasilitas dan Keunggulan
1. Multi Instalasi, SITS diciptakan dengan kumudahan penambahan modul baru.
2. Laporan yang fleksibel, bentuk laporan SITS dapat mudah disesuaikan dengan bentuk form sekolah.
3. Training bertingkat untuk pengguna SITS : Tingkat User/Operator (Siswa, Guru, Staf, Kepala Sekolah) dan Supervisor. Masing-masing tingkat memiliki tingkat pengetahuan yang berbeda dan hak akses sistem SITS yang berbeda sehingga pelatihannya pun akan berbeda.
4. Aplikasi yang berbasis Bahasa Indonesia sebagai bahasa pengantar yang memudahkan pengguna untuk lebih memahami cara penggunaan SITS.
5. Biaya Implementasi yang terjangkau, biaya implementasi untuk SITS terjangkau untuk sekolah karena SITS memang didesaign dengan standarisasi untuk kebutuhan sekolah secara generic.
6. User friendy dalam penggunaan dan simple, user atau operator yang tidak memiliki latar belakang pengetahuan komputer (IT) dapat menjalankan aplikasi SITS.

MUDUL-MODUL SISTEM INFORMASI TERPADU SEKOLAH (SITS)

SITS menyediakan sistem pemrosesan data yang terpadu sehingga dapat membangun interkoneksi hasil masukan dari modul-modul yang ada sehingga mampu memberikan kemudahan penyajian informasi. Penyebaran atau penyampaian informasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan intranet maupun internet sehingga informasi dapat diakses oleh siapa saja yang berhak, dimana dan kapan saja selama ada sambungan internet. SITS merupakan sebuah software administrasi sekolah terintegrasi yang mencakup beberapa modul dasar yang dibutuhkan untuk membantu sebuah lembaga pendidikan dalam penyediaan informasi secara tepat dan akurat. SITS di desain untuk penggunaan Multiuser; sebagai software menejemen sekolah SITS dapat diakses oleh siswa, guru, karyawan, kepala sekolah hingga satpam dan petugas perpustakaan dengan hak akses yang berbeda-beda. SITS merupakan software manajemen sekolah yang mampu mencatat sejarah siswa (biodata, nilai, konseling, ekstrakurikuler, keuangan/SPP, pinjaman buku, presensi, dll) dari siswa masuk hingga lulus atau keluar dari sekolah tersebut.

Sistem Informasi Terpadu Sekolah (SITS) mempunyai beberapa modul-modul utama seperti berikut :
1. Modul Absen (Bracode System)
2. Modul Kesiswaan
3. Modul Kurikulum
4. Modul BP/BK
5. Modul Keuangan (UDB dan DSP)
6. Modul Perpustakaan
7. Modul Kepegawaian
8. Modul Asset
9. Modul Raport/ Laporan

1. Modul Absen
Modul Absen adalah modul yang digunakan untuk melayani absensi Siswa, Guru, Staff, Modul absensi menggunakan teknologi Barcode. System yang mempunyai manfaat dan keuntungan sbb :
a. Absensi siswa, guru dan staf dilakukan secara otomatis (digital)
b. Sistem Absensi akan berhenti setelah waktu toleransi keterlambatan masuk sekolah yang ditentukan.
c. Hasil rekapitulasi absensi dapat dilihat secara cepat, tepat dan akurat).
d. Menghemat waktu bagi guru dalam mengolah absensi siswa.
e. Sistem Informasi Terpadu Sekolah secara otomatis dapat mengetahui siswa yang tidak masuk kelas, siswa
yang masuknya terlambat sehingga akan mempermudah dalam pengawasan.
f. Hasil rekapitulasi absensi dapat dikelompokan berdasrkan waktu (hari, minggu, bulanan, semester dan
tahunan) dan kelompok siswa (kelas, tahun ajaran, indek prestasi, dll)

2. Modul Kesiswaan
Modul kesiswaan adalah sebuah modul yang berfungsi untuk mengolah seluruh data siswa seperti :
a. Registrasi siswa baru berdasarkan Nomor Induk Siswa
b. Penyusunan daftar siswa per kelas / per jurusan
c. Rekapitulasi Jumlah Siswa (jumlah siswa aktif, jumlah siswa keluar, jumlah siswa masuk/baru)
d. Penyusunan data alumni secara otomatis
e. Pencarian data siswa secara cepat, tepat dan akurat (siswa dan siswi alumni)

3. Modul Kurikulum
Modul guru adalah sebuah modul yang berfungsi untuk mengolah data data siswa
yang bermanfaat dan penting bagi guru. Modul guru dibagi dalam 2 katagori, yaitu :
a. Modul Guru sebagai Wali Kelas
Modul ini berfungsi untuk :
- Mengolah data absensi siswa
- Mengetahui persetase kehadiran siswa
- Rekapitulasi absensi siswa (mingguan, bulanan, semester dan tahunan)
- Mengoreksi absensi siswa (yang salah secara manual)
- Melihat hasil nilai siswa (per mata pelajaran)

b. Modul Guru sebagai Guru Mata Pelajaran
Modul ini berfungsi untuk :
- Data Entry Nilai Ujian (praktek, tertulis) siswa
- Menganalisis hasil ujian siswa
- Membuat rekapitulasi nilai ujian siswa

4. Modul BP/ BK (Bidang Penyuluhan/Bimbingan dan Konseling)
Modul ini berfungsi untuk mengolah data siswa yang perlu layanan khususi, seperti :
a. Jumlah alpa (tidak masuk tanpa berita) siswa yang melebihi batas minimum.
b. Jumlah siswa yang bermasalah
c. Data enty absensi siswa terlambat datang ke sekolah secara manual setelah siswa tersebut membuat
laporan (alasan) secara rinci dan jelas.
d. Membuat surat undangan untuk orang tua siswa ke sekolah untuk melakukan konsultasi (mencari jalan
keluar terbaik) tentang siswa yang sudah melakukan kesalahan. Misalnya siswa yang 3 hari berturut-turut
tidak masuk sekolah dengan alasan yang tidak jelas
e. Data Entry peringatan untuk siswa
f. Data Entry siswa berprestasi

5. Modul Administrasi
Modul ini berfungsi untuk melakukan kegiatan administrasi yang berhubungan
dengan kegiatan siswa, seperti :
a. Membuat Surat Panggilan untuk siswa dan orang tua siswa
b. Membuat Surat Pemberitahuan untuk siswa dan orang tua siswa
c. Dll

6. Modul Keuangan (Pembayaran UDB dan DSP)
Modul ini berfungsi untuk melakukan transaksi pembayaran UDB siswa dengan menggunakan teknologi Brocde System yang mengacu pada nomor induk siswa. Dan mengunakan teknologi ini adalah sbb :
a. Akses cepat, tepat dan akurat untuk mengetahui status terakhir pembayaran SPP siswa.
b. Mencetak slip pembayaran SPP siswa dengan cepat
c. Membuat rekapitulasi SPP siswa (harian, mingguan, bulanan, semester dan tahunan) secara otomatis.
d. Menghindari kesalahan dalam proses pembayaran UDB yang akan berakibat kerugian baik pihak sekolah
maupun di pihak siswa.

7. Modul Perpustakaan
Modul ini berfungsi untuk melakukan transaksi perpustakaan seperti :
a. Transaksi Peminjaman Buku
b. Transaksi Pengembalian Buku
c. Pencarian Buku
d. Stock Inventory Perpustakaan
e. Data Entry Buku Baru
f. Laporan Rekapitulasi (harian, mingguan, bulanan, semester dan tahunan)

8. Modul Kepegawaian
Modul ini berfungsi untuk memudahkan dalam pengelolaan seluruh data pegawai
sekolah, seperti :
a. Pencarian Pegawai, seleksi dan penempatan pegawai
b. Penyusunan Program Pelatihan
c. Perbaikan Kondisi Kerja
d. Perencanaan Pegawai
e. Perencanaan Organisasi
f. Penilain Prestasi, mutasi dan promosi
g. Penggolongan jabatan, administrasi penggajihan dan Insentif

9. Modul Manajemen Aset Sekolah
Modul ini berfungsi untuk memudahkan dalm pengolahan seluruh data asset sekolah,
seperti :
a. Pencarian data Asset
b. Penyusunan data Asset
c. Modul kategori Asset
d. Modul status
e. Modul Supplier/ Vendor
f. Nilai Asset (depresiasi)

10. Modul Raport / Laporan
Modul raport ini berfungsi untuk laporan. Module laporan ini dibagi atas beberapa jenis laporan, antara lain :

G. REFERENSI :

http://media.diknas.go.id/media/document/4430.pdf (disusun oleh : Suryadi)
http://edu-articles.com/lama/cetak.php?id=119
http://www.banjarnegarakab.go.id/menu.php?name=berita&file=article&sid=77
http://cs.6zag.net/skripsi/11100756/jurnal.pdf
http://santoy.wordpress.com/2008/03/26/sistem-informasi-perpustakaan-terpadu/

Nugroho Agung. Makalah Pelatihan Jardiknas-Pengelolaan Administrasi Dokumen
Sekolah Berbasis Teknologi Informasi (E-Administration). SMK Bhakti
Karya 1 Magelang.
Jogiyanto HM, “Sistem Teknologi Informasi”, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003.